Cele przetwarzania danych

Dane osobowe użytkowników serwisu przetwarzane są w szczególności w następujących celach:

• Realizacja usług eventowych – przygotowanie oferty, zawarcie i wykonywanie umów związanych z organizacją wydarzeń, obsługą zapytań ofertowych oraz bieżącą komunikacją projektową.
• Kontakt z klientem i obsługa zapytań – udzielenie odpowiedzi na pytania przesyłane za pośrednictwem formularza kontaktowego, poczty elektronicznej lub telefonicznie, a także prowadzenie korespondencji dotyczącej współpracy.
• Działania marketingowe – przekazywanie informacji o usługach Agencji, inspiracjach eventowych, newsletterach, zaproszeniach na pokazy i prezentacje, o ile użytkownik wyraził stosowną zgodę.
• Utrzymanie bezpieczeństwa serwisu – zapewnienie prawidłowego działania strony, monitorowanie ruchu, zapobieganie nadużyciom i atakom, a także prowadzenie statystyk służących optymalizacji serwisu.
• Wypełnianie obowiązków prawnych – w szczególności w zakresie rozliczeń księgowych, podatkowych oraz realizacji praw osób, których dane dotyczą.

Zakres zbieranych danych

Zakres danych osobowych przetwarzanych przez Nove Staqw zależy od sposobu korzystania z serwisu oraz charakteru współpracy z Agencją. Co do zasady możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

• podstawowe dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy lub organizacji, stanowisko służbowe,
• dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, ewentualnie adres korespondencyjny lub rozliczeniowy,
• dane dotyczące zapytania: preferowany termin wydarzenia, lokalizacja, typ wydarzenia, szacunkowa liczba gości, budżet, szczegółowe wytyczne projektowe przekazane dobrowolnie przez użytkownika,
• dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu: adres IP, typ urządzenia, przeglądarka, system operacyjny, dane statystyczne i analityczne gromadzone przy użyciu plików cookies i podobnych technologii, zgodnie z odrębną Polityką cookies,
• dane związane z komunikacją marketingową: zgody na otrzymywanie informacji handlowych, preferencje dotyczące treści, historia interakcji z wiadomościami.

Dane pozyskujemy przede wszystkim bezpośrednio od użytkowników – poprzez formularze na stronie, kontakt e-mailowy lub telefoniczny, a także w toku spotkań i realizowanych projektów. Podanie danych jest dobrowolne, jednak ich brak może uniemożliwić przygotowanie oferty lub zawarcie umowy.

Podstawa prawna przetwarzania

Przetwarzanie danych osobowych przez Nove Staqw odbywa się na podstawie odpowiednich przesłanek prawnych określonych w RODO, w szczególności:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie niezbędne do zawarcia i wykonywania umowy, w tym do przygotowania oferty, realizacji wydarzenia oraz obsługi posprzedażowej,
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – przetwarzanie na podstawie dobrowolnej zgody użytkownika, m.in. w celu wysyłki newslettera, materiałów marketingowych lub treści inspiracyjnych,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, np. obowiązków księgowych i podatkowych,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora, takich jak dochodzenie lub obrona roszczeń, zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, rozwój usług eventowych oraz działania analityczne i statystyczne.

W zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, użytkownik ma prawo w dowolnym momencie ją wycofać, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Odbiorcy danych i przekazywanie informacji

Dane osobowe użytkowników mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom, które współpracują z Nove Staqw przy realizacji usług lub świadczą na rzecz Agencji usługi wspierające jej działalność. W szczególności mogą to być:

• zaufani partnerzy techniczni, dostawcy hostingu, systemów mailingowych oraz narzędzi analitycznych,
• podmioty świadczące usługi księgowe, prawne i doradcze,
• partnerzy odpowiedzialni za infrastrukturę i obsługę wydarzeń, np. obiekty eventowe, firmy scenotechniczne, dostawcy oprawy artystycznej i audiowizualnej – wyłącznie w zakresie niezbędnym do przygotowania i realizacji projektu,
• organy administracji publicznej oraz inne instytucje upoważnione na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Wszyscy odbiorcy danych są zobowiązani do zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych oraz przetwarzania ich wyłącznie zgodnie z instrukcjami Administratora i obowiązującymi przepisami.

Co do zasady dane nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy). Jeśli jednak w konkretnym przypadku takie przekazanie będzie miało miejsce, Administrator zadba o zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń, zgodnie z wymogami RODO.

Czas przechowywania danych

Okres przechowywania danych osobowych jest uzależniony od celu, w jakim dane są przetwarzane. Nove Staqw stosuje następujące ogólne zasady:

• dane przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy są przechowywane przez czas trwania współpracy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z umowy,
• dane przetwarzane w oparciu o uzasadniony interes Administratora – do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu lub ustania tego interesu,
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu jej wycofania lub osiągnięcia celu przetwarzania,
• dane niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych – przez okres wymagany przepisami prawa, w szczególności przepisami podatkowymi i rachunkowymi.

Po upływie wskazanych okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dotyczą.

Prawa użytkownika

Osobom, których dane są przetwarzane przez Nove Staqw, przysługują następujące prawa wynikające z RODO:

• prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy i w jaki sposób przetwarzamy dane oraz otrzymania ich kopii,
• prawo do sprostowania danych – poprawienia danych nieaktualnych, niekompletnych lub nieprawidłowych,
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych przez przepisy,
• prawo do ograniczenia przetwarzania – np. gdy kwestionowana jest prawidłowość danych lub zasadność ich przetwarzania,
• prawo do sprzeciwu – wobec przetwarzania danych opartego na uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec profilowania oraz działań marketingu bezpośredniego,
• prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego i przekazania ich innemu administratorowi, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany.

W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem na dane wskazane w sekcji „Administrator danych osobowych”.

Osoba, której dane dotyczą, ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza obowiązujące przepisy.

Bezpieczeństwo i poufność danych

Nove Staqw przykłada szczególną wagę do bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, mające na celu ochronę danych przed utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem lub innym naruszeniem integralności danych.

Do kluczowych rozwiązań należą m.in.:

• stosowanie zabezpieczeń sieciowych i serwerowych dostosowanych do aktualnych standardów rynkowych,
• ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób, które muszą mieć do nich dostęp w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych,
• regularne przeglądy procedur bezpieczeństwa oraz aktualizacja rozwiązań technicznych,
• współpraca wyłącznie z podmiotami, które zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych.

Mimo stosowania zaawansowanych zabezpieczeń, korzystanie z Internetu zawsze wiąże się z pewnym ryzykiem. Dlatego zachęcamy użytkowników do zachowania ostrożności, m.in. poprzez korzystanie z aktualnego oprogramowania oraz niewyjawianie danych dostępowych osobom trzecim.

Zmiany w polityce prywatności

Niniejsza polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w celu odzwierciedlenia zmian w przepisach prawa, praktykach rynkowych lub sposobie świadczenia usług przez Nove Staqw. Zaktualizowana wersja dokumentu będzie publikowana na stronie https://novestaqw.com/privacy-policy/ z odpowiednią datą wejścia w życie.

W przypadku istotnych zmian dotyczących zasad przetwarzania danych osobowych możemy poinformować użytkowników w szczególności poprzez wyświetlenie wyraźnego komunikatu w serwisie lub przesłanie informacji na wskazany adres e-mail (o ile jest to możliwe i zasadne).

Rekomendujemy regularne zapoznawanie się z treścią polityki prywatności, aby być na bieżąco z tym, w jaki sposób chronimy dane osobowe użytkowników i partnerów naszej agencji eventowej.